Pátio cheio, vários carros sendo entregues, pagamentos entrando e uma boa movimentação financeira.
À primeira vista, parece que a oficina está indo muito bem.
Mas existe uma pergunta que todo gestor precisa conseguir responder:
depois de pagar todas as despesas da operação, quanto realmente sobra para a empresa?
Faturamento, dinheiro em caixa e lucro são informações diferentes. E quando o financeiro não está bem estruturado, é fácil confundir uma coisa com a outra.
Saldo em conta não mostra o resultado da oficina
Abrir o aplicativo do banco e encontrar dinheiro disponível não significa necessariamente que aquele valor seja lucro.
Parte desse dinheiro pode estar comprometida com peças, fornecedores, serviços terceirizados, impostos, salários, aluguel e outras despesas que ainda vencerão.
Da mesma forma, um saldo baixo hoje não significa necessariamente que a oficina esteja dando prejuízo. Pode haver valores de clientes, seguradoras, cartões, boletos ou outros recebimentos previstos para os próximos dias.
Por isso, administrar a empresa olhando apenas para o saldo disponível oferece uma visão muito limitada da situação financeira.
O primeiro passo é saber o que você tem para pagar e receber
Para ter previsibilidade, as movimentações financeiras precisam estar registradas.
Nas contas a pagar entram despesas como fornecedores, peças, serviços terceirizados, salários, impostos e demais compromissos da oficina.
Nas contas a receber ficam os valores que ainda entrarão no caixa, com seus respectivos vencimentos e formas de recebimento.
Com essas informações organizadas na Databox, o gestor consegue consultar os compromissos dos próximos dias e também visualizar os recebimentos previstos.
Isso permite olhar para frente, em vez de descobrir a situação financeira somente quando chega o vencimento de uma conta.
Categorizar as despesas também faz diferença
Não basta registrar que R$ 2.000 saíram do caixa.
Para uma gestão financeira eficiente, é importante saber por que esse dinheiro saiu.
Quando as despesas são classificadas corretamente, o gestor consegue entender melhor quanto a oficina gasta com cada parte da operação e diferenciar, por exemplo, custos fixos e variáveis.
Esse histórico ajuda a identificar onde estão concentrados os gastos e fornece informações melhores para a tomada de decisão.
O financeiro também precisa conversar com as Ordens de Serviço
Em uma oficina de funilaria e pintura, parte importante das movimentações financeiras está diretamente relacionada aos veículos atendidos.
Peças compradas para uma OS, serviços terceirizados contratados e valores a receber daquele reparo fazem parte do resultado daquele serviço.
Quando essas informações estão conectadas dentro do sistema, o gestor consegue acompanhar a operação financeira sem depender de diversos controles separados.
Fluxo de caixa responde uma pergunta. DRE responde outra.
Essa diferença é importante.
O fluxo de caixa ajuda o gestor a acompanhar quando o dinheiro entra e quando sai, além dos valores previstos para os próximos períodos.
Já o DRE — Demonstrativo do Resultado do Exercício — organiza receitas, custos e despesas para ajudar a analisar o resultado da empresa.
São duas visões complementares.
Uma oficina pode faturar bastante e ainda ter despesas elevadas demais. Também pode ter dinheiro entrando hoje referente a serviços realizados anteriormente.
Por isso, entender o desempenho financeiro exige mais do que acompanhar movimentações bancárias.
Gestão financeira precisa fazer parte da rotina
Não existe relatório capaz de organizar um financeiro que não é alimentado corretamente.
Contas que chegam precisam ser lançadas. Pagamentos realizados precisam ser baixados. Recebimentos precisam ser registrados. Despesas precisam ser categorizadas.
Quando essa rotina é mantida, o sistema passa a fornecer informações que realmente ajudam o gestor a administrar a empresa.
E é aí que o financeiro deixa de servir apenas para pagar contas e passa a servir também para tomar decisões.
Controle financeiro também é gestão da oficina
Uma oficina pode produzir muito, ter um bom faturamento e, ainda assim, enfrentar dificuldades se não souber administrar aquilo que entra e sai do caixa.
Por isso, acompanhar contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, despesas e resultado deve fazer parte da rotina de gestão.
Com as ferramentas financeiras da Databox, essas informações ficam organizadas e disponíveis para acompanhamento dentro do sistema.
Assim, o gestor consegue entender melhor a situação financeira da oficina, antecipar compromissos e tomar decisões com base nas informações da própria operação.
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